Met moderne informatie-uitwisseling naar een sluitende keten
Begin juni van dit jaar is de eerste stap genomen in het digitaliseren van de executieketen met betrekking tot vrijheidsbeneming. Het proces tussen het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) voor de voorlopige hechtenis van volwassenen gebeurt voortaan met gestructureerd berichtenverkeer via een koppeling tussen de systemen van beide ketenpartners.
Bij DJI is een nieuw systeem - de Opdrachtmanager – in gebruik genomen en gekoppeld aan het systeem VHOM (Voorlopige Hechtenis Opvoer Module) bij het CJIB. Dit maakt het mogelijk om gegevens tussen beide organisaties gestructureerd uit te wisselen en te verwerken. Dat verliep hiervoor via e-mail. Het project dat dit heeft gerealiseerd, valt binnen het programma Digitalisering Strafrechtketen (PDSK) onder de noemer 'Papier uit de keten'. Binnen CJIB en in de strafrechtketen is het bekend onder de naam Digitalisering Executieketen (DEK).
Verbinding lijn en project
Lisette Broersen is directeur Divisie Individuele Zaken bij DJI en opdrachtgever van het ketenbrede project. Ilse Verkerk is directeur Executie bij het CJIB. Beiden nemen deel aan het Coördinerend Beraad executie (CBE) waarin wordt gestuurd op het portfolio met alle ketenprojecten voor de executieketen.
Verkerk is heel tevreden over de ingebruikname: “De operatie is goed begeleid, voor beide organisaties iets om trots op te zijn! Met name het bundelen van de lijnorganisatie en de projectorganisatie is een mooi voorbeeld van hoe je dit op een goede manier kan laten verlopen. De focus is ook steeds geweest: wat levert dit de business en vooral ook de maatschappij op?”
Pittig
Ook Broersen hoorde in de eerste dagen veel positieve geluiden in haar organisatie. “Tot het moment dat er toch wat kinderziektes om de hoek kwamen kijken. Dat is natuurlijk gebruikelijk, ik vergelijk het vaak met de oplevering van een nieuwbouwhuis: er zit altijd wel ergens een scheurtje, er mist een kraantje buiten, er is iets beschadigd. Hetzelfde heb je bij de ingebruikname van een, voor DJI, nieuw systeem. Maar voor de medewerkers in de inrichting was het erg pittig!
Vóór de ingebruikname waren de super users getraind in het werken met het nieuwe systeem en later hebben zij de uitleg voor hun eigen directie collega’s gedaan. De ervaring van gebruikers verschilt per team of inrichting, maar een nieuw systeem is altijd wennen. Zo’n nieuw patroon moet echt inslijten, en dat in combinatie met de kinderziektes, is best pittig geweest. Daarom zijn complimenten op hun plek voor iedereen die betrokken is geweest bij de implementatie en uiteraard ook aan alle gebruikers die ondanks de kinderziektes hebben doorgezet.”
Focus op de operatie
Door de korte lijnen tussen beide organisaties kon snel geschakeld worden en kon de focus op de operatie blijven liggen. Erg belangrijk, vindt Verkerk: “We wilden bijvoorbeeld de opdrachten tot onmiddellijke invrijheidstelling via het nieuwe koppelvlak uitwisselen, maar die zijn tegelijkertijd ook via de mail verstuurd. Dat was echt om te voorkomen dat een opdracht gemist zou worden. Dat is dan tijdelijk even een workaround, maar je moet praktisch blijven. De dagelijkse uitvoering mag niet in gevaar komen door vernieuwing.”
Samen voor het ketenbelang
“Dit is echt SAMEN werken”, zegt Verkerk. “We hebben over en weer veel bij elkaar gekeken. In de testfase gingen de collega’s van CJIB en DJI samen testen. Er is daardoor echt een relatie ontstaan tussen de collega’s onderling en dat ging weer samen met vertrouwen in elkaar. Hoewel het niet het doel was, heeft dit project als nevenvangst opgeleverd dat er een relatie en vertrouwen is ontstaan, dat vind ik heel positief.”
Broersen: “Ja, de samenwerking met het CJIB verloopt heel goed, hoewel het onderling soms ook wat kan schuren omdat elke organisatie ook zijn eigen belangen heeft. Het is een spannend traject, maar we weten elkaar altijd weer te vinden om samen tot oplossingen te komen. Gezamenlijk gaan we voor het ketenbelang.”
Verkerk: “Klopt, Binnen zo’n project gaat het er echt niet altijd feestelijk aan toe, maar we hebben de lijnen altijd open gehouden en we zijn altijd transparant geweest. Daar kom je ook veel verder mee. Dat scherpe gesprek – met name in het begin - is echt nodig. Als je dat niet voldoende doet, behaal je niet altijd het juiste resultaat omdat verwachtingen uit elkaar lopen. Dat kun je voorkomen door aan de voorkant scherp te zijn. Daar heb ik echt veel van geleerd.”
Toegevoegde waarde
Volgens Broersen zit het proces inmiddels in rustiger vaarwater. “Tot voor kort kwam het regieteam met vertegenwoordigers vanuit de verschillende partijen nog dagelijks bijeen. Dan werd gekeken naar wat er goed ging, wat er fout ging en hoe men daarop in kon spelen. Dat is nu afgeschaald omdat er minder issues zijn in combinatie met betere afspraken. De lijnfunctionarissen hebben het overgenomen, er is een stuk borging in de lijn ontstaan, dat is mooi om te zien. En hoewel er nu nog sprake is van extra handelingen voor de medewerkers, heeft de ingebruikname voor de keten echt al een toegevoegde waarde.“
Verkerk: “Ja, door deze stap worden informatie en documenten gestructureerder opgeslagen dan via de mail. Informatie is sneller vindbaar en door de tijdigheid van aanlevering is er een transparanter proces. Dat werkt door in de samenwerking, het leidt tot veel meer betrouwbaarheid. Dit project heeft zichtbaar gemaakt dat elke organisatie zaken heel pragmatisch oploste, maar doordat dit niet naar boven kwam, werd het niet gezien. En nee, we zijn er nog niet, maar dit biedt wel heel veel vertrouwen voor de toekomst.”
Broersen benadrukt: “Dit is waarvoor we al die tijd gewerkt hebben: de keten sluitend maken en de datakwaliteit omhoog brengen. Het werk kan beter worden uitgevoerd dankzij de goede informatie.”
Volgende stap
De gestructureerde gegevensuitwisseling is nog niet klaar. Wat staat er nog aan te komen?
Broersen: “De zaakstroom Voorlopige Hechtenis is het eerste van meerdere plateaus die het project DEK kent. We werken nu aan het tweede plateau. Daarin zit een nieuwe zaakstroom voor Jeugd en binnen DJI ook de koppeling met INJUS om extra handmatig werk weg te nemen. Met INJUS beschikken geautoriseerde gebruikers binnen het justitiedomein over dezelfde correcte en actuele detentie-informatie zoals de detentieperiode, de geplande einddatum detentie en verlof.”
Verkerk besluit: “Op langere termijn zien we een moderne informatie-uitwisseling in het ketenproces. Op die manier heeft iedereen de informatie om zijn werk te kunnen doen. De interne beheersing is dus veel beter geworden, maar is nooit af! We leggen nu een basis waarop we verder kunnen bouwen.”
