OM en Rechtspraak maken gebruik van vernieuwde e-Handtekening
Het Openbaar Ministerie (OM) en de Rechtspraak maken sinds november gebruik van de e-Handtekeningservice die de afgelopen jaren verder is ontwikkeld door de Justitiële Informatiedienst (Justid). Daarmee sluiten de twee organisaties aan bij een gemeenschappelijke dienst die beschikbaar is voor alle organisaties binnen Justitie en Veiligheid (JenV). Hoe is dit proces verlopen? In dit artikel blikken we terug met drie betrokkenen.
Het OM maakte al enige tijd gebruik van de mogelijkheid om stukken digitaal te ondertekenen. Sterker nog: de e-Handtekening waarnaar het OM nu overstapt, vindt haar oorsprong bij het OM zelf. ‘In 2018 waren we samen met de Rechtspraak al begonnen met het werken met een e-Handtekening. Vanwege de komst van corona ontstond bij het departement ook behoefte aan zo’n voorziening’, legt John van de Rijt namens het OM uit. Van de Rijt is afdelingshoofd bij IVOM (Informatievoorziening OM) en lid van de stuurgroep die de overgang van de e-Handtekeningservice naar Justid heeft begeleid.
‘Toen corona uitbrak was bij ons al een vooronderzoek naar de e-Handtekening gaande’, vertelt Alex Maas, opdrachtgever en domeinhouder Gemeenschappelijke Digitale Diensten JenV. Ook bij de CIO-raad JenV stond volgens hem de e-Handtekening al op de agenda. Vanwege de noodzaak om thuis te werken, groeide bij de ambtelijke JenV-top vervolgens de behoefte om documenten digitaal op een rechtsgeldige manier te ondertekenen. Maas: ‘Wij hebben toen de werkwijze van het OM en de Rechtspraak omarmd.’ In samenspraak met het OM werd besloten om de verdere ontwikkeling van de e-Handtekening aan Justid over te dragen. Van de Rijt: ‘Bij Justid is de e-Handtekening vanaf dat moment verder vervolmaakt.’
Intensief
De migratie van het OM en de Rechtspraak is dit jaar vlak voor de zomervakantie gestart. Van de Rijt benadrukt hoe eensgezind het OM en de Rechtspraak hierin optrokken: ‘Met eenzelfde soort aanpak en communicatie, zodat beider organisaties op gelijke wijze communiceerden over de overgang .’ Het OM wilde graag gebruik blijven maken van haar eigen signing hub. Om het de gebruikers gemakkelijk te maken is daarom de DSM (Document Signing Manager) geïntroduceerd, zodat gebruikers niet twee e-Handtekening accounts en twee telefoons nodig hebben om te kunnen tekenen in twee verschillende applicaties. De DSM verzorgt het beheer van de certificaathouders.
Femke Sparreboom, business consultant Verbindingen en Veiligheid bij Justid, kijkt terug op een intensief traject. ‘De inzet van een DSM behelsde een migratie waarbij iedereen een nieuwe identificatiemethode in gebruik moest nemen en een account in de DSM moest aanmaken.’ Geen kleine klus: in totaal ging het om zo’n 1.500 accounts die moesten worden aangemaakt.
De e-Handtekening moest onder flinke tijdsdruk worden geïmplementeerd in primaire applicaties, dus het OM en de Rechtspraak keken scherp mee met de migratie. Een goede zaak, vindt Sparreboom. ‘We vinden het heel belangrijk dat gebruikers kritisch zijn in het proces. We hebben het over zwaarwegende handtekeningen en key persons die er gebruik van maken.’ ‘Het is belangrijk dat je beproefde techniek gebruikt’, vult Maas haar aan. In een rechtszaal mag bijvoorbeeld geen twijfel bestaan over de geldigheid van digitaal ondertekende processtukken. Maas: ‘We hebben het over geformaliseerde handtekeningen die aan Europese richtlijnen moeten voldoen.’
Een soepele overgang
Medewerkers van het OM en de Rechtspraak zijn ondersteund bij de verschillende stappen die zij moesten nemen. Zo zijn er speciale begeleidingssessies georganiseerd door het gezamenlijke projectteam en konden medewerkers met hun vragen terecht bij hun eigen super of key users. ‘Gaandeweg ging het proces steeds soepeler. We hebben veel kennis opgedaan in de samenwerking met het OM en de Rechtspraak’, aldus Sparreboom. ‘De samenwerking tussen de Servicedesks van het OM, de Rechtspraak en Justid ging bijvoorbeeld heel goed’, vult Van de Rijt aan: ‘Het heeft zeker geholpen dat we de beheersituatie zorgvuldig hebben ingericht, met veel tijd en aandacht voor kennismakingen en kennisoverdracht. Dat bleek essentieel voor een soepele overgang.’ Al deze opgedane kennis blijkt nu van toegevoegde waarde bij de uitrol van de e-Handtekening bij andere JenV-onderdelen.
Voordelen
De voordelen van de nieuwe e-Handtekening zijn voor het OM enorm. De doorloopsnelheid en veiligheid zijn volgens Van de Rijt meer verzekerd. ‘Voor de e-Handtekening waren we afhankelijk van een papieren stroom die moest worden gedigitaliseerd. Er moest altijd nog een ‘natte’ handtekening worden gezet. Dat scanproces valt er nu tussenuit.’
De DSM brengt een online identificatiemogelijkheid met zich mee. Ook die biedt veel voordelen. Sparreboom: ‘Waar vroeger een koerier bij de medewerker langskwam om deze te identificeren, kan men dit nu thuis op de bank met de eigen telefoon. Dat werkt niet alleen kostenbesparend, maar vooral tijdbesparend.’ Ook schept de identificatiemogelijkheid in de nieuwe vorm meer vertrouwen, aldus Van de Rijt.
Lef
Maas blikt tevreden terug. ‘Als je de wil hebt om samen te werken, dan krijg je een mooi resultaat. Uiteindelijk willen we dat de burger goed wordt bediend. Waar kunnen processen worden verbeterd? Meedoen met een gemeenschappelijke voorziening betekent vaak winst. Het mooie van het traject van de e-Handtekening is dat er lef is getoond. Bestuurlijk is vanuit de CIO-raad lef getoond. Het OM was bereid om iets goed werkends over te hevelen naar Justid, dat is ook lef tonen. En Justid heeft lef getoond door nieuwe techniek in huis te nemen en daarop verder te bouwen.’
Voor het OM betekent de overgang het sluitstuk van een dynamische periode. Van de Rijt: ‘Dat het OM nu terug is bij de dienst van Justid, maakt het cirkeltje rond.’ Voor JenV en Justid gaat het werk aan de e-Handtekening gewoon door. Sparreboom: ‘We zijn druk in gesprek met onze leverancier over allerlei vragen. Hoe maken we het de certificaathouders bijvoorbeeld zo makkelijk en veilig mogelijk? Wat is de beste manier om nieuwe gebruikers bij het systeem te betrekken?’ ‘Technisch gebeurt er nog genoeg’, vult Maas aan. ‘We zijn bezig met allerlei vernieuwingen. Zo onderzoeken we de mogelijkheid om derde partijen gebruik te laten maken van het systeem. Mijn missie is om de service zo breed mogelijk te laten gebruiken. Hoe meer gebruikers binnen JenV, hoe beter.’