Handreiking Ketenbusinessanalyse (HKBA): gestructureerd aan de slag met wetsuitvoering
Professionals die werken met veranderopgaven zullen het herkennen: de stap van wetgeving of beleid naar goede uitvoering is niet eenvoudig gemaakt. Zeker niet wanneer verschillende ketenpartners betrokken zijn. Hoe zorg je ervoor dat ieders verantwoordelijkheden duidelijk zijn? En dat iedereen dezelfde taal spreekt? Daarbij helpt de Handreiking Ketenbusinessanalyse (HKBA). Op maandag 9 december 2024 leerden negen professionals uit de strafrechtketen (en daarbuiten) werken met de HKBA.
Bont gezelschap
De deelnemers druppelen binnen in het Huis van de Strafrechtketen in Utrecht. Er zijn mensen die werken bij de Belastingdienst, Politie, Openbaar Ministerie, maar ook bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en vanuit het UWV. Wat hebben de deelnemers gemeen? Ze werken aan complexe opgaven die vragen om samenwerken tussen verschillende ketenpartners. Een voorbeeld is de implementatie van het Nieuwe Wetboek van Strafvordering.
Trainer Martin Op ’t Land (lid van Architectuurraad Strafrechtketen) trapt af met een korte toelichting waarin hij uitlegt dat de HKBA is ontstaan in opdracht van het Informatieberaad. Dit is het bestuurlijk gremium binnen het Duurzaam Digitaal Stelsel dat opdracht geeft tot realisatie van de gemeenschappelijke digitaliseringsdoelen zoals vastgesteld door het Bestuurlijk Ketenberaad. Het idee achter de HKBA is dat het de gebruiker helpt om (nieuwe) wetgeving en beleid zo uit te voeren zoals het bedoeld is. Beleidskeuzes en interpretaties van wet- en regelgeving die in het proces naar de uitvoering gemaakt worden, moeten transparant en uitlegbaar zijn.
De HKBA in een notendop
De HKBA is een instrument om precies uit te zoeken wat er beoogd wordt met wetgeving of beleid, welke verantwoordelijkheden en afhankelijkheden de betrokken partijen hebben, en welke diensten zij aan elkaar (moeten) verlenen. Dat wordt opgetekend in een concreet ontwerp – door middel van een pijlen- en blokkenschema – van de ketensamenwerking die nodig is. Een goede ketenbusinessanalyse maakt duidelijk wie wat doet, wanneer en waarom, en welke ketenpartij welke verantwoordelijkheid heeft en van wie deze ketenpartij afhankelijk is.
Op ’t Land noemt de verschillende aspecten van interoperabiliteit, oftewel: het vermogen van verschillende organisaties, systemen en processen om samen te werken zonder beperkingen. Interoperabiliteit gaat niet alleen over technische interoperabiliteit (‘sluiten onze systemen op elkaar aan’), maar ook om semantische interoperabiliteit (‘begrijpen we elkaar; hebben we het over hetzelfde’), organisatorische interoperabiliteit (‘belandt mijn communicatie bij de juiste persoon die hier ook iets mee kan’) en juridische interoperabiliteit (‘is dit hoe de wet het heeft bedoeld’). De HKBA richt zich op deze laatste drie ‘interoperabiliteiten’.
Deze HKBA-workshop gaat in op de top-down ketenbusinessanalyse, bestaande uit drie hoofdelementen. De eerste is het ‘inrichtingsonafhankelijk ketendienstontwerp’. Aan de hand van wet of beleid en memorie van toelichting destilleer je welke diensten met welke (deel)resultaten nodig zijn, vanuit welke bedoeling, welke rollen daarbij horen en tot slot welke afhankelijkheden er zijn tussen betrokken partners en wie dan welke verantwoordelijkheden heeft. Vervolgens worden in de tweede stap bevoegdheden toegewezen aan de verantwoordelijke ketenpartijen. Tot slot wordt nagedacht over wat Op ’t Land ‘eisen aan diensten’ noemt. Hier gaat het om concrete zaken zoals: hoe vaak mag iemand een bepaalde dienst van een ander vragen? En hoe snel moet de ander hier dan in voorzien? Ook definitiebepaling maakt hier onderdeel van uit.
Als strafrechtketen zorgen we voor tijdig, eerlijk en effectief recht inde Nederlandse samenleving. Daarbij komt het regelmatig voor dat nieuwe regels moeten worden geïmplementeerd... bijvoorbeeld over multimedia of DNA-onderzoek in strafzaken. Bij zulke veranderopgaven is het belangrijk dat ketenpartners goed samenwerken.De Handreiking Ketenbusinessanalyse - de HKBA - helpt deze samenwerking goed in te richten. Hoe gaat dat in z’n werk? Eerst bepaalt de probleemeigenaar wat relevant is. Welke ketenpartners en welke disciplines brengen we bijvoorbeeld samen? En welke HKBA-elementen kunnen hierbij helpen? Daarna gaan de betrokken ketenpartners samen aan de slag met het ontleden van wetgeving en beleid. Denk hierbij aan diensten die ketenpartners aan elkaar verlenen... zoals het op tijd vervoeren van de juiste verdachte naar de juiste rechtbank...
Dit leidt aan de voorkant tot meer duidelijkheid en betere afspraken tussen ketenpartners. Veranderopgaven bereiken hierdoor sneller hun doel en wetgeving wordt beter geïmplementeerd.
Hulp nodig? Bezoek dan de wiki of mail naar dds@minjenv.nl.
Casus: detentiemelding zorgverzekeraar
Het gebruik van de HKBA klinkt misschien voor de hand liggend, al snel blijkt aan de hand van een casus dat dit niet zo is. De casus? Het melden van in- en uit detentie gaan bij de zorgverzekeraar van de gedetineerde. Er is een wetsvoorstel in de maak (nog niet in procedure) om deze verantwoordelijkheid bij de minister van Justitie en Veiligheid of minister van Buitenlandse Zaken te leggen, en niet meer bij de gedetineerde zelf.
Samen met de deelnemers pluist Op ’t Land het ketendienstenontwerp uit. Het beoogde resultaat is duidelijk: een tijdig bij de zorgverzekeraar gemelde detentie-aanvang en -beëindiging. Maar om zover te komen zijn er verschillende schakels die elkaar moeten vinden. Zo moet iemand allereerst opmerken én ergens melding maken dat de persoon in kwestie in de Penitentiaire Inrichting (PI) is aangekomen en dat de detentie dus is gestart.
Deze melding moet vervolgens op de een of andere manier terechtkomen bij de betreffende zorgverzekeraar. Ook daar zitten (al dan niet geautomatiseerde) schakels tussen, bijvoorbeeld iemand die het starten en beëindigen van alle detenties monitort. Deze persoon (of dit systeem) is afhankelijk van het delen van detentiegegevens door de PI’s om dit goed te kunnen doen. Kortom: er zijn ten minste drie diensten die in de juiste onderlinge afhankelijkheid moeten worden geleverd om tot het beoogde resultaat te komen dat detentie gemeld wordt bij aanvang.
Vervolgens wordt gekeken naar bevoegdheden en wie eindverantwoordelijk en verantwoordelijk in dagelijkse zin is. De casus maakt ook het belang van het uitdenken van de ‘eisen aan diensten’ duidelijk, want hoe vaak per week (of per dag) moet de PI gegevens over nieuw binnengekomen gedetineerden delen? Hoe snel na binnenkomst van een gedetineerde moet dit gebeuren? En welke soorten detentie moeten eigenlijk worden gemeld? Welke zorgverzekering wordt dan tijdelijk opgeschort en van wie?
Het zijn allemaal vragen die invloed hebben op het in te richten proces, maar die lang niet altijd vooraf expliciet worden gemaakt.
Meer lezen over deze casus? Op deze pagina op AstraOnline is de casus verder uitgewerkt.
Inzetten aan het begin
De casus van detentiemelding maakt duidelijk dat er allerlei dingen naar boven komen wanneer je wetgeving of beleid concreet naar uitvoering vertaalt. Op ’t Land benadrukt dan ook dat de HKBA juist vooraan in de keten van meerwaarde is. Het is niet alleen een instrument om nieuwe wetgeving of beleid te implementeren, maar juist ook van waarde als uitvoeringstoets wanneer nieuwe wetgeving of beleid nog in de ontwerpfase zit.
De deelnemers merken dit wanneer zij zelf aan de slag gaan met de HKBA aan de hand van een andere casus. Naast dat het lastiger blijkt dan gedacht om diensten te identificeren en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt, roept de casus ook inhoudelijke vragen op. Zoals een van de deelnemers het verwoordt met enige verontwaardiging: ‘Waarom hebben we dit eigenlijk op deze manier georganiseerd?!’
Een rondje langs verschillende deelnemers aan het einde van de ochtend maakt duidelijk dat de meerwaarde van ‘het uitpluizen’ zeker wordt gezien. Het preciezer uitdenken van processen wordt als nuttig ervaren, hoewel een van de deelnemers het toepassen van de HKBA ook omschrijft als ‘best nog wel lastig’ en iets waar je mee moet oefenen. Er is behoefte om alles eerst nog eens rustig na te lezen. Gelukkig is er een hand-out en de pagina Handreiking Ketenbusinessanalyse op AstraOnline voorhanden.
Zelf met de HKBA aan de slag?
Het Ketenbureau Duurzaam Digitaal Stelsel van de Strafrechtketen organiseert regelmatig HKBA Awareness-workshops en andere ondersteuning bij het gebruik van de HKBA. Meedoen of meer weten? Mail naar dds@minjenv.nl.