Nieuwe werkafspraken en standaarden testen tijdens driedaagse proefneming
In de Strafrechtketen werken betrokken partners vanuit het Duurzaam Digitaal Stelsel toe naar de uitwisseling van volledig digitale dossiers en informatie tussen alle ketenpartners. Dit kan niet zonder goede werkafspraken en uitwisselingsstandaarden. Voor het procesdossier hebben ketenbrede werkgroepen inmiddels een eerste voorstel voor afspraken en standaarden uitgewerkt. Hoe bruikbaar deze zijn in de praktijk, gaat in maart uitgebreid getest worden tijdens een driedaagse proefneming in het Innovatielab van de politie in Heerlen. Wat gaat daar precies gebeuren? Hierover aan het woord zijn Suzanne van Bun (coördinator Ketenvoorzieningen) van de directie Strafrechtketen, Judith Hendriks (Officier van Justitie en Product Owner) van het Openbaar Ministerie en Frank Hendriksen (ketenarchitect voor multimedia) van de directie Strafrechtketen.
De praktijk nabootsen
“Tijdens de proefneming gaan we de praktijk nabootsen”, vertelt van Bun. Zo gaan twee teams, bestaande uit verschillende specialisten, strafdossiers samenstellen en uitwisselen met elkaar. Dit gebeurt in scenario’s gebaseerd op echte zaken. Van een fictieve zaak met ongeveer 180 processtukken moeten de specialisten in drie dagen tijd een dossier gaan opbouwen. Hierbij moeten ze gaan kijken naar de indeling, wat er in moet zitten, in welke bestandsformaten de stukken moeten worden aangeleverd en hoe alles moet worden verstuurd. Dit alles moet gebeuren conform de gemaakte afspraken.
Beide teams spelen de rol van zender én ontvanger en gaan zowel procesdossiers maken als dossiers van het andere team ontvangen. Drie intensieve dagen waarbij elke dag volledig anders is. Zo leren de specialisten op de eerste dag over de uitdagingen, de opdracht en hierbij horende kaders waar zij mee aan de slag gaan. Op dag twee werken ze aan oplossingen en testscenario’s waarmee ze op de derde dag aan de slag gaan. De teams bestaan uit specialisten die werkzaam zijn bij de Nationale Politie, Bijzondere Opsporing Diensten, Rijksrecherche, Koninklijke Marechaussee, Openbaar Ministerie en de Rechtspraak. Daarnaast worden de teams versterkt door professionele testers, ontwikkelaars, UX-designers, design thinkers en creatieve omdenkers, zodat de uitdaging vanuit verschillende perspectieven bekeken wordt.
Na afloop van de proefneming wordt duidelijk of de gemaakte afspraken bruikbaar zijn in de praktijk. Van Bun: “Je weet natuurlijk pas echt of iets werkt wanneer je het gaat toepassen. Nu gaan we zien of dat wat we bedacht hebben professionals binnen de keten gaat helpen om straks een goed dossier samen te stellen.”
KetenInformatiePortaal
De werkafspraken en uitwisselingsstandaarden zijn tijdens de proefneming te raadplegen in een eerste prototype van het KetenInformatiePortaal (KIP), dat tegelijkertijd getest wordt. Hierbij wordt gekeken of het mogelijk is om een online kennis- en samenwerkingsportaal te bouwen dat informatie van en voor de strafrechtketen kan ontsluiten. Informatie over thema’s waar binnen de strafrechtketen door verschillende partners samen aan wordt gewerkt. Bij de afspraken en standaarden hoort ook “een instructie over hoe je die afspraken en standaarden precies toepast”, vertelt Hendriks. Denk bijvoorbeeld aan afspraken voor een betrouwbaar overdrachtsproces, of regels voor hoe je metadata toevoegt. Het programma Ketenvoorzieningen, waarbinnen wordt gewerkt aan het verbeteren van de informatie-uitwisseling binnen de keten, heeft het prototype ontwikkeld voor deze proefneming.
Vanuit Ketenvoorzieningen moet het KIP ook een plek worden waar je kunt zien aan welke nieuwe afspraken en standaarden er wordt gewerkt, wat de status ervan is en wie ermee bezig is. “Zodat het KIP straks het collectief geheugen van de strafrechtketen is, waar de laatste updates op één plek te vinden zijn.” Dit zal de samenwerking binnen de keten goed doen, denkt Hendriks: “Nu is het vaak moeilijk om van andere organisaties te weten te komen wie er met hetzelfde bezig is als jij. Terwijl je soms even wilt kunnen sparren.”
“Misschien concluderen we dat er dingen ontbreken waar we nog niet aan hebben gedacht”
Na de proefneming
Hendriksen hoopt dat de proefneming nuttige inzichten oplevert. “Tegelijkertijd verwacht ik ook ongeduld en honger naar meer, omdat de afspraken die er nu liggen nog veel belangrijke aspecten onbenoemd laten die wel al in de uitvoering als last ervaren worden. Zoals hoe we omgaan met het vervagen van getuigen in een video als we de video daarna nog steeds digitaal willen kunnen valideren op echtheid.”
Hendriks: “Ik ben al blij als we met de betrokken ketenpartners een standaard voor het invullen van een portfolio in het KIP kunnen vaststellen, en dat we dit ook waar kunnen maken. Als we dezelfde informatie kunnen uitwisselen, dan is de proefneming en daarmee het prototype van het KIP wat mij betreft al succesvol.”
Van Bun verwacht dat de proefneming nieuwe inzichten zal opleveren. “De basis is goed en ik denk dat er ook dingen zullen uitkomen die we nog duidelijker moeten maken. Of we concluderen na de proefneming dat er dingen ontbreken waar we nog helemaal niet aan hebben gedacht, of dat er dingen moeten worden aangepast. Dat is alleen maar goed, want zo kunnen we alles nog meer bruikbaar maken voor de ketenpartners.”
De resultaten van de proefneming worden op 14 mei gedeeld met CIO-beraad en andere belangstellenden. Daarna zullen DDS en de betrokken ketenpartners de resultaten gebruiken om de voorstellen voor afspraken en standaarden en het portaal te verbeteren. Ook wordt er vanuit de directie Strafrechtketen gekeken of het zinvol en mogelijk is om een goed werkend KetenInformatiePortaal te bouwen dat de gehele samenwerking binnen de keten kan ondersteunen.