Twee teams, vijf opdrachten, drie dagen: afspraken en standaarden getest in Heerlen
Van 20 tot en met 22 maart was het zover: in het Innovatielab van de politie in Heerlen bogen twaalf specialisten zich over de eerste werkafspraken en uitwisselingsstandaarden, die door de ketenbrede werkgroepen zijn gemaakt voor uitwisseling van digitale dossiers binnen de strafrechtketen. Verschillende UX-designers, back- en front-end ontwikkelaars, data engineers en professionele testers hielden zich bezig met maar één ding: testen of de gemaakte afspraken en standaarden bruikbaar zijn in de praktijk. Een terugblik op deze driedaagse proefneming.
Puzzelstukjes vallen op de juiste plek
Het is donderdagochtend, dag twee van de proefneming is officieel gestart. Bij zowel team rood als team blauw wordt flink gebrainstormd, geeltjes worden beschreven en op een van de glazen wanden geplakt. Gedurende drie dagen volgen de teamleden een vaste cyclus van begrijpen, beslissen en prototypen. De eerste dag stond in het teken van het leren begrijpen van het vraagstuk, al bleek dit aan het begin van de proefneming nog best een uitdaging voor de teamleden te zijn, die de strafrechtketen hiervoor nog niet kenden. Suzanne van Bun, coördinator Ketenvoorzieningen bij de directie Strafrechtketen, vertelt: “Die dossieruitwisseling binnen de keten is complex. Zo’n dossier wordt aangevuld, gaat weer terug, wordt gesplitst of er worden dingen samengevoegd. Wat dit met zo’n dossier doet, is voor een buitenstaander lastig te begrijpen omdat hij of zij de context en inhoud niet kent.”
Gelukkig vallen de puzzelstukjes aan informatie voor de deelnemers steeds meer op hun plek naarmate de dag vordert, vertelt een van de teamleden. “Vandaag hebben we snel alle belangrijke informatie opgehangen en uitgetekend, zodat voor iedereen in de groep duidelijk werd waar het nu over gaat.” Dat heeft geholpen en dat is maar goed ook, want in korte tijd staat er veel op het programma. Zo staan dag twee en drie in het teken van beslissen en prototypen, waarbij de teams in sprints werken aan vier deelopdrachten. Zo is hen gevraagd om onder andere een systematiek te ontwerpen om terugmeldingen mogelijk te maken, en om na te denken over een manier om stukken te kunnen ordenen. Als vijfde opdracht moeten ze met de uitkomsten van alle deelopdrachten samen een prototype bouwen dat gebruikt kan worden voor de dossieruitwisseling. Met dit prototype doorlopen ze tot slot verschillende testscenario’s om te zien of alle functionaliteiten die ze hebben bedacht, ook werken.
“Het is belangrijk om externe ogen naar het vraagstuk te laten kijken.”
Gaten vinden en verbeteringen bedenken
Elk team bestaat uit zes specialisten die elk vanuit hun eigen expertise het vraagstuk aanvliegen. Dat zij de strafrechtketen hiervoor nog niet kenden, werkt in hun voordeel, vertelt Jeroen Kraak, werkzaam bij het iLab en betrokken bij de organisatie: “De basisvraag bij het testen van deze afspraken en standaarden is: doen de afspraken en standaarden wat ze moeten doen, of moeten er dingen aangepast worden? Maar wanneer je dicht op de materie zit, kun je blind worden voor de gaten die er zijn en de verbeteringen die nodig zijn. Dat geldt ook voor de collega’s binnen de strafrechtketen, die al jarenlang werken aan deze afspraken en standaarden. Daarom is het belangrijk om externe ogen naar het vraagstuk te laten kijken. Zij kijken ernaar met een frisse en neutrale blik en kunnen zo beter gaten vinden, maar ook verbeteringen bedenken.”
Voor vragen over de dossieroverdracht en de strafrechtketen kunnen de teams terecht bij verschillende inhoudelijk deskundigen, die ook aanwezig zijn. Zij geven meer context en laten de teams daarna weer verder werken. Judith Hendriks, Officier van Justitie en Product Owner bij het Openbaar Ministerie, is een van de deskundigen: “Die vragen kunnen over allerlei dingen gaan. Zo vroegen ze eerder vandaag nog hoe een dossier zich precies door de keten heen beweegt. Ik doe dan mijn verhaal, zij hebben daar weer twee of drie verdiepingsvragen op. Hebben ze antwoord op de vraag, dan word ik weer verzocht om te gaan. Dus ik word verder niet betrokken bij wat ze aan het maken zijn.”
Ook Frank Hendriksen, ketenarchitect voor multimedia bij de directie Strafrechtketen, wordt af en toe als deskundige bevraagd. Halverwege de tweede dag ziet hij dat beide teams al ideeën aan het uitwerken zijn, elk vanuit een andere invalshoek. “Opvallend daarbij is dat ze dingen bedenken waar ik zelf niet zo snel op zou komen. Dat geeft je een nieuw perspectief op het vraagstuk.”
Prototype KetenInformatiePortaal
Tijdens de proefneming wordt ook een prototype van het KetenInformatiePortaal (KIP) getest, door verschillende – toekomstige - gebruikers van het KIP. Het prototype is ontwikkeld door het programma Ketenvoorzieningen, dat onderzoekt of het mogelijk is om een online kennis- en samenwerkingsportaal te bouwen dat informatie van en voor de strafrechtketen kan ontsluiten. Tijdens de testsessies navigeren gebruikers in het prototype naar verschillende pagina’s. Ook zoeken zij een aantal afspraken op in het portaal. Met als doel om scherp te krijgen welke behoeften de toekomstige gebruikers hebben, en om te zien of het prototype naar behoren werkt.
“De keten is zo verweven, je bent echt afhankelijk van elkaar.”
De deelnemers zijn positief over het prototype: “Het klikt gemakkelijk weg en ziet er overzichtelijk uit”, vertelt een van hen. “Nu moet ik vaak nog zoveel zoeken naar de juiste versies van verschillende documenten, zoals pdf’s en PowerPoints. Dat maakt alles ingewikkeld. Terwijl ik mijn werk beter kan doen wanneer ik snel de juiste versie kan vinden. Zou ik dit portaal gebruiken, dan kan ik nog sneller zoeken naar de informatie die voor mij belangrijk is. Ik kan gelijk navigeren naar wat ik nodig heb, dat is erg handig.” Belangrijk is wel dat de informatie op het portaal goed moet worden bijgehouden. “De informatie op het portaal zal regelmatig gecontroleerd moeten worden, zodat je weet dat alle afspraken die erin staan up to date zijn. Maar als we eenmaal zover zijn dat alles op één plek staat, dan zou dat super zijn en ontzettend belangrijk. De keten heeft dit nodig. Alles is zo verweven, je bent echt afhankelijk van elkaar.”
Waardevolle opbrengst
Op vrijdag 22 maart, de derde en laatste dag van de proefneming, presenteerden beide teams hun oplossing, behaalde resultaten en bevindingen. Een waardevolle opbrengst, blikt Suzanne terug. “We hebben een goede terugkoppeling gekregen over hoe bruikbaar die afspraken en standaarden nu zijn die we bedacht hebben. Uitkomsten waar we echt iets aan hebben en die we samen met de ketenpartners verder gaan oppakken. Met complexe informatie is het de teams best goed gelukt om in die drie dagen iets te maken van de testscenario’s die we bedacht hebben.”
Daarnaast een bijzondere ontwikkeling: de proefneming leverde ter plekke spontane ketensamenwerking op. Suzanne: “ ketenpartners waren ook aanwezig bij de proefneming. In eerste instantie om te komen kijken, maar uiteindelijk gingen ze ook met elkaar aan de slag. Nadenken over bepaalde uitdagingen, hoe die opgelost kunnen worden. Die kruisbestuiving hadden we van tevoren niet verwacht, maar is een mooie bijvangst van deze proefneming.”
Meer informatie
In de eerste week van april ontvangt de directie Strafrechtketen een totaalpakket met daarin alle oplossingen, resultaten en bevindingen. Op 14 mei worden de resultaten gedeeld met het CIO-beraad en andere belangstellenden. Daarna zullen DDS en de betrokken ketenpartners de resultaten gebruiken om de voorstellen voor afspraken en standaarden en het portaal te verbeteren. Ook wordt er vanuit de directie Strafrechtketen gekeken of het zinvol en mogelijk is om een goed werkend KetenInformatiePortaal te bouwen dat de gehele samenwerking binnen de keten kan ondersteunen.
Lees voor meer achtergrondinformatie over de proefneming het eerder verschenen artikel op strafrechtketen.nl.