Doorlooptijden innovatief benaderd
Van politie tot jeugdreclassering: afgelopen november kwamen alle ketenpartners uit de regio Noord-Holland samen voor een tweedaagse strategische innovatiesessie in Haarlem. Het doel? Het vraagstuk doorlooptijden vanuit een andere invalshoek belichten, om zo te komen tot nieuwe ideeën en werkwijzen. Zij deden dit samen met professionals van buiten de keten. Een methodiek die potentie biedt voor uitdagende ketenvraagstukken. ‘Dit is precies wat we nodig hebben.’
Problematiek is niet uniek
Zijn er ideeën te bedenken waarmee de doorlooptijden, in het bijzonder in de zaakstroom jeugd, verkort kunnen worden? Hierover bogen professionals van binnen én mensen van buiten de strafrechtketen zich tijdens de strategische innovatiesessie. De inbreng van externen is essentieel om tot nieuwe oplossingen te komen, legt Marijn Colijn uit. Marijn is voorzitter van het Innovatieplatform Strafrechtketen en initiatiefnemer van de methode “strategische innovatiesessie”. ‘We kunnen leren van anderen búiten de Strafrechtketen die met dezelfde vraagstukken worstelen. Doen we dat niet, dan blijven we binnen onze eigen kaders denken.’
Ook Pauline Moeijes, organisator en ketencoördinator Strafrechtketen binnen de regio Noord-Holland, is enthousiast: ‘Het betrekken van perspectieven van buiten de keten ligt niet zo voor de hand, maar dit is precies wat we nodig hebben. De inhoud van waar we binnen de keten mee bezig zijn is misschien uniek, de problematiek is dat niet. Elk bedrijf heeft te maken met doorlooptijden. Daar kunnen we dan ook veel van leren.’
Een goed beeld krijgen van de keten
De sessie begint met een verdieping van het vraagstuk. In Haarlem maken de aanwezigen kennis met elkaar en de strafrechtketen. Vervolgens gaan zij, opgesplitst in drie groepen, in gesprek met verschillende deskundigen: een jongere die als verdachte in de strafrechtketen zat, een slachtoffer van een geweldsmisdrijf en een vertegenwoordiger die het perspectief van de strafrechtketen hielp verkennen. Tijdens deze verdiepende gesprekken vergaren de aanwezigen meer inzicht in het vraagstuk, vanuit het perspectief van de deskundigen.
‘We moeten eerst nadenken over wat het probleem precies is, en daarna pas de stap zetten naar het komen tot oplossingen.’
Terug naar de basis, want wat is nu eigenlijk het probleem? Pauline: ‘We moeten daar eerst bij stilstaan om het anders te kunnen doen. Eerst nadenken over wat het probleem precies is, en daarna pas de stap zetten naar het komen tot oplossingen. Voordat we gaan rennen zonder te weten waarom we dat doen en voor wie dat goed is. Heel concreet: voor wie zijn lange doorlooptijden een probleem, en waarom?’
Zoeken naar oplossingsrichtingen
Na de verdiepende gesprekken delen de groepen de opgedane inzichten met elkaar. Gedurende de dag verandert het perspectief. Er komt een andere formulering van het probleem, wat helpt om te komen tot oplossingen. Pauline: ‘Dat de doorlooptijden te lang zijn, is een symptoom van het echte probleem: als jongeren eenmaal in het strafrechtsysteem belanden, komen ze er niet altijd beter uit. Dát is het probleem. Ervaar je dit als probleem dan ga je zoeken naar een oplossing daarvoor, een manier voor die jongere om er wél beter uit te komen.’
Het vraagstuk is uitgekristalliseerd, in groepjes brainstormen de aanwezigen verder over oplossingsrichtingen. Dat kan een instrument zijn, maar ook een nieuw proces of een nieuwe manier van denken. Alles wordt via tekeningen en post-its gevisualiseerd en met elkaar besproken. Tegen het eind van de eerste dag vatten Pauline en Marijn de ideeën samen tot vier grotere, overkoepelende actielijnen.
De eerste actielijn richt zich op het centraal stellen van de afnemer: de maatschappij, de verdachte, het slachtoffer, en de mensen die dagelijks werken aan een betere strafrechtketen. Actielijn twee gaat over het opdelen van werk in behapbare brokken, door zaken bijvoorbeeld te verdelen op zaakzwaarte, thema, locatie of regio, et cetera. Hoe de werkwijze hierop kan worden aangepast, daarover gaat actielijn drie. De vierde actielijn is gericht op het vergroten van het persoonlijk eigenaarschap van de medewerkers en leidinggevenden.
Value cases en programmaplan
Op dag twee presenteren Pauline en Marijn de vier lijnen aan de strafrechtketenprofessionals. Met elkaar maken de professionals er value cases van: een pakket met ideeën en oplossingsrichtingen die maatschappelijke waarde toevoegen aan de strafrechtketen. Hierin wordt omschreven wat er vanaf 2025 gedaan gaat worden door wie, en wat de ketenpartners nodig hebben binnen de eigen organisatie en van elkaar om dit te kunnen doen.
‘Het gaat erom dat we ons werk beter doen. En soms is daar een snelle doorlooptijd voor nodig, maar zéker niet altijd.’
Pauline werkt momenteel samen met verschillende professionals aan de vertaling van deze value cases naar het Programmaplan ’Jeugdketen op het juiste pad’. Hierin zal doorlooptijden als onderdeel terugkomen. Het verkorten van de doorlooptijden is natuurlijk wenselijk, maar dit zal niet het uiteindelijke doel zijn, aldus Pauline. ‘Het gaat erom dat we ons werk beter doen voor onze afnemers. En soms is daar een snelle doorlooptijd voor nodig, maar zéker niet altijd.’
Krachtig element
Pauline en Marijn kijken terug op een geslaagde sessie, die naast de value cases ook waardevolle inzichten heeft opgeleverd. Mede dankzij de mensen “van buiten de keten”. Zo viel het hen op dat er in de strafrechtketen vaak gezocht wordt naar goedkeuring of een akkoord van een leidinggevende om iets te gaan doen. Terwijl die goedkeuring lang niet altijd nodig is. Pauline: ‘We zijn slim en innovatief genoeg om plannen zelf uit te voeren. We mogen meer lef tonen, vaker dingen gewoon gaan doen.’
Ook viel hen op dat de strafrechtketen beschikt over een krachtig element: expertise en samenwerking. Alle partijen werken aan hetzelfde doel, al dan niet vanuit een (net) ander perspectief. Anders dan in de commercie is er geen concurrentie en worden goede ideeën niet afgeschermd voor de rest, maar met elkaar gedeeld. Pauline: ‘Daarmee kom je als keten verder.’
Waarde voor de maatschappij
Een belangrijke les die Pauline en Marijn hebben geleerd, is dat de afnemer, dus het slachtoffer, de verdachte of dader, de maatschappij, de politiek of het bestuur, veel meer centraal moet staan in de strafrechtketen. Marijn: ‘In de commercie wordt bijvoorbeeld al veel aandacht besteed aan verwachtingsmanagement bij klanten. Bedrijven communiceren regelmatig met hun afnemer over de levertijd van een product of dienst. Dat is voor klanten relevanter dan de levertijd. Voor de doorlooptijden in de strafrechtketen geldt eigenlijk hetzelfde. Daar zouden we meer over kunnen communiceren. Nu zijn we binnen de keten nog teveel op onze eigen organisatie en de keten zelf gericht. In plaats daarvan moeten we bij iedere handeling meer nadenken over de waarde die we als strafrechtketen toevoegen aan de maatschappij. Daarmee bezig zijn geeft energie!’
Tot slot heeft de sessie de professionals binnen de keten geholpen om – als team – een gedeelde verantwoordelijkheid te gaan ervaren, ziet Pauline: ‘Alle betrokkenen uit Noord-Holland waren er, ook de bestuurders. Samen kwamen we tot de conclusie: we zijn een keten en we doen het samen. Dit hebben we – dankzij de sessie – nu scherper voor ogen, in plaats van dat elke ketenpartner los naar het vraagstuk kijkt. Dat is de kracht van deze sessie geweest.’
‘Deze methodiek kun je inzetten bij alle ketenbrede en strategische vraagstukken.’
Innovatiever kijken naar je werk
Pauline is ervan overtuigd dat een strategische innovatiesessie ook andere regio’s in Nederland kan helpen in de zoektocht naar het terugdringen van de doorlooptijden. Binnen de zaakstroom jeugd, maar ook binnen andere zaakstromen. Daarnaast kan de “strategische innovatiesessie” voor diverse andere vraagstukken worden gebruikt binnen de strafrechtketen. Marijn: ‘Of het nu gaat om doorlooptijden, het opleiden van medewerkers in het werken met het nieuwe wetboek, of de impact van nieuwe technologieën op de strafrechtketen: deze methodiek kun je inzetten bij alle ketenbrede en strategische vraagstukken. Ik kan iedereen aanraden om eens vanuit een andere hoek naar je werk te kijken. Je komt hoe dan ook tot de ontdekking dat het werk veel meer in zich heeft dan je denkt.’
Meer weten?
Werk je aan een ketenvraagstuk en wil je meer weten over de inzet van een “strategische innovatiesessie”, of een andere methodiek? Neem contact op met Marijn Colijn via m.w.colijn@minjenv.nl.
Meer lezen over de ketencoördinatoren? Lees wat verschillende ketencoördinatoren het afgelopen jaar, en in de eerste honderd dagen hebben bereikt.