‘Laat mensen zélf denken; zij doen elke dag het werk’

Weblogbericht | 16-01-2020 | Julia Mendlik

“Officieren zeggen dat er te weinig rechters zijn en rechters vinden dat er te weinig griffiers zijn. De discussie over het versnellen van doorlooptijden verzandt vaak in: ‘Ik wil meer mensen.’. Dat zou mooi zijn, maar is niet de enige oplossing. Het is interessant om te bedenken wat je tóch kunt doen, los van capaciteit en geld. Er kan namelijk meer dan je denkt. Ik zal een voorbeeld geven. Met 55 mensen uit verschillende rechtsgebieden zijn we twee dagen bij elkaar gaan zitten. Naast rechters en juridisch medewerkers uit civiel-, familie-, straf- en bestuursrecht nodigden we ook administratief medewerkers uit. Zij hebben immers rechtzoekenden aan de lijn en weten wat het met mensen doet als ze lang moeten wachten voordat hun zaak voor de rechter komt. We vergeleken de verschillende processen met elkaar. Waarom lukt het binnen het strafrecht wel om binnen twee weken uitspraak te doen en kost het in het civiel recht zes weken? Waarom lukt het plannen en roosteren bij jullie beter?

Lef

Creëer minimaal een halve dag de ruimte om één van de processen uit te diepen. Behandel het niet in een normale vergadering als één van de agendapunten. Dat werkt niet. Ga niet statisch om tafel zitten, maar gebruik leuke technieken. Het helpt als iemand de discussie kan leiden. Kies een gespreksleider die kennis heeft van de organisatie, maar daar zelf geen duidelijke mening over heeft. Wij kozen bijvoorbeeld voor het hoofd communicatie van de Rechtbank Amsterdam. Het is belangrijk dat een gespreksleider ervoor waakt dat de groep zich schaart achter de mening van diegene die als eerste hard iets roept. Zoek een gespreksleider die ook stillere mensen aan het woord laat, die mensen stimuleert om out of the box te denken. Mensen moeten de vrijheid en ruimte voelen om zich te uiten. Wat zie ik van jou, wat zie jij van mij? Durf te zeggen wat je opvalt. Dat vergt lef. ‘Maar doe ik het dan niet goed?’ Daar gaat het niet om. Het kan altijd beter, we kunnen zaken anders organiseren.

Energie

Bij ons kwam er tijdens die twee dagen een hoop energie vrij. Mensen vonden het fantastisch wat we in zo’n kort tijdsbestek met elkaar hebben verzonnen om processen te versnellen. Om ervoor te zorgen dat de ideeën niet doodbloeden, hebben we alle ‘versnellers’ op een rij gezet in een rapport. De deelnemers hebben we gevraagd of ze willen fungeren als ambassadeurs om het verder te brengen. In hun teams hebben ze verteld waarom ze dit belangrijk vinden. Dan begint het te leven. Alle deelnemers heb ik een persoonlijk bedankje gestuurd; het is belangrijk om mensen te waarderen voor hun inzet. Daarnaast is het belangrijk om mensen betrokken te houden. Ik wil graag nog een keer een beroep op ze doen. Het werkt niet als bestuurders dingen gaan verzinnen aan de bestuurstafel; laat de mensen zélf denken. Zij doen elke dag het werk.”

Julia Mendlik geeft het stokje door aan Rosa Jansen, voorzitter van de Raad van Bestuur van Slachtofferhulp Nederland en Perspectief Herstelbemiddeling. Zij schrijft in februari een column.