Vertrouwen, openheid en bereidheid karakteriseren eerste jaar DDS
Digitalisering in de strafrechtketen structureel georganiseerd, bemenst en bekostigd: hiervoor is op 1 januari 2023 het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) opgericht. Inmiddels zit het eerste operationele jaar erop. Hoe hebben de deelnemende ketenpartners met elkaar samengewerkt aan het verbeteren van de informatievoorziening binnen de keten? Wat hebben ze al gerealiseerd en waar wordt nog aan gewerkt? Nicole Zwart, manager van het Ketenbureau DDS en Henk Geveke, voorzitter van het Informatieberaad blikken terug.
Hoe kijken jullie terug op het eerste jaar DDS?
Nicole Zwart: “Ik kijk terug op een mooi jaar waar we belangrijke stappen met elkaar hebben gezet op de inhoud en op het vormgeven van de onderdelen van het Duurzaam Digitaal Stelsel. Daarnaast hoor ik van onze partners dat er meer openheid is naar elkaar. Er wordt nu over andere onderwerpen gesproken dan voorheen. Het gaat niet meer over datasoevereiniteit maar over waar we van elkaar afhankelijk zijn. Het is belangrijk dat men elkaars interne wereld begrijpt, en daar ook respect voor heeft. Zo krijgen de partijen meer inzicht in wat er speelt in de wereld van een ander en dat helpt om stappen te zetten.”
Daar is Henk Geveke het mee eens: “Ik zie dat we echt veel meer samen met de andere ketenpartners willen doen, en ook meer betrokken zijn bij de ander: er is meer bereidheid om samen aan de slag te gaan.”
“We krijgen meer inzicht in wat er speelt in de wereld van een ander en dat helpt om stappen te zetten”
Wat hebben jullie vorig jaar gerealiseerd?
Geveke: “Een mooi voorbeeld vind ik het Digitaal Procesdossier dat vorig jaar december de nieuwe standaard is geworden voor het samenstellen en uitwisselen van procesdossiers in de strafrechtketen. Je moet je bedenken dat hiervoor alle dossiers tussen politie, het OM en rechters nog op papier werden uitgewisseld. Bij de politie werd het digitaal opgemaakt, dan geprint en weer gescand bij het OM en vervolgens weer geprint en gescand voor de rechters. Nu gaat het allemaal digitaal. Een mooie mijlpaal die we met elkaar gerealiseerd hebben. Waar het nu gaat om enkel dossiers voor de zaakstroom ‘veelvoorkomende criminaliteit’, gaan we dit in de toekomst uitbreiden naar alle zaken. En dan koppelen we er ook foto, video en geluid aan vast. Zodat alles digitaal door de keten stroomt.”
Hoe hebben jullie dit samen voor elkaar gekregen?
Geveke: “Alle partijen in de keten hebben eigen ICT-systemen. Die systemen moeten interoperabel zijn. Hoe dat moet werken en welke standaarden je daarbij hanteert, daar hebben we met elkaar afspraken over gemaakt. Die afspraken en uitgangspunten op papier zetten is belangrijk, maar we moeten ons er ook aan houden. Dat vraagt om openheid van alle partijen, dat je elkaar ook vertelt waar je tegenaan loopt binnen je eigen organisatie. Als je bijvoorbeeld oude softwaresystemen hebt die vervangen moeten worden, kan dat veel tijd en aandacht in beslag nemen. Daar kunnen de anderen rekening mee houden, door die partij bijvoorbeeld even uit de wind te houden en later weer aan te haken.”
Zwart: “Om samen met zoveel partijen aan dit soort vraagstukken te werken, daarvoor heb je als basis een goede relatie met elkaar nodig. Die relatie begint bij vertrouwen en daar moet je in investeren. Als ketenbureau faciliteren we dat, bijvoorbeeld door heidagen maar ook werkbezoeken te organiseren. Dit helpt partijen om open te staan voor de wereld van de ander en deze te leren begrijpen. Zo waren we laatst bij de politie, waar we zagen hoe zij intern werken aan het doorvoeren van het nieuwe Wetboek van Strafvordering. Dit versterkte het besef en de urgentie om bepaalde concrete zaken al op te gaan pakken, hoorde ik later van mensen die erbij waren. Maar we organiseren ook vaak een inlooplunch, voorafgaand aan vergaderingen. Een moment van rust vooraf, waar je alvast wat dingen informeel tegen elkaar kunt zeggen. Dat heb je nodig om vertrouwen op te bouwen.”
“Je moet investeren in vertrouwen.”
Waarop ligt de focus in 2024?
Zwart: “Ik denk dat het belangrijk is dat we in het Duurzaam Digitaal Stelsel elkaar nog meer gaan versterken op alle onderdelen. Dat we geen clubjes naast elkaar zijn, maar dat we elkaar aanvullen waar het een stopt en het ander begint. Als een complex ecosysteem waar alles van elkaar afhankelijk is. Daarbij vinden we het binnen DDS belangrijk om goed aan te sluiten bij wat het Bestuurlijk Ketenberaad, het Coördinerend Ketenberaad en het Coördinerend Beraad Executie doen. We willen ons dus niet alleen maar richten op de digitalisering, maar ook kijken naar hoe wij passen in het gehele ecosysteem van de strafrechtketen. Daarnaast vind ik het belangrijk om te investeren in de cultuur en samenwerking om zo het netwerk te versterken.”
Geveke: “Ook al gaat het al heel goed, natuurlijk zien we ook dat er nog dingen beter kunnen en nodig zijn. De invoering van het Wetboek van Strafvordering bijvoorbeeld gaat een grote opgave worden. Vóór de wet in werking treedt, zullen we als ketenpartners allemaal onze eigen systemen moeten hebben aangepast aan de nieuwe wet. Ook zullen specifieke voorzieningen voor de keten dan klaar moeten zijn, zoals het kunnen verstrekken van informatie aan elkaar en aan burgers en advocaten. Hierbij gaat multimedia een belangrijk onderwerp worden. In het nieuwe wetboek staat bijvoorbeeld dat een rechter beeld en geluid moet kunnen afspelen in de rechtszaal. Daarvoor moeten we onze bestaande ICT-systemen aanpassen, of iets nieuws bouwen. Maar als ik kijk naar de goede basis die we het afgelopen jaar hebben gelegd, heb ik er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken.”