Meer verbinding en inzicht dankzij kwartet en tennisballen: terugblik netwerkbijeenkomst DDS
Op een zonovergoten dinsdag 25 juni reisden ruim honderd professionals in de strafrechtketen af naar Utrecht voor de tweede editie van de netwerkbijeenkomst Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS): Schakelen – op ontwikkeling. Aanwezigen vonden de tijd en ruimte om te verbinden met elkaar. Ook bracht de dag een waardevol inzicht: waar verandering in de keten plaatsvindt, zijn er ook nog grote opgaven om aan te werken.
Permacultuur in de strafrechtketen
Rond het middaguur verwelkomde Nicole de Zwart, manager van het Ketenbureau DDS, de aanwezigen. Geïnspireerd door het zomerse weer vergeleek ze het ecosysteem van de strafrechtketen met de permacultuur in haar moestuin: ‘Net als bij een permacultuur is de strafrechtketen een ecosysteem: een omgeving waarin je niet alles naar je hand zet, maar meebeweegt met wat er gebeurt. Ook de strafrechtketen is geen aangeharkt perk, er gebeurt van alles en nog wat. Maar met een aantal piketpaaltjes die we met elkaar hebben afgesproken, zorgen we ervoor dat het ecosysteem niet overwoekert. Hierbij houden we rekening met elkaars afhankelijkheden en proberen we elkaar te versterken, zonder in elkaars schaduw te staan.’
Binnen de keten vinden belangrijke ontwikkelingen plaats. Zo zijn in maart de eerste werkafspraken en uitwisselingsstandaarden getest die door de ketenbrede werkgroepen zijn gemaakt voor uitwisseling van digitale dossiers binnen de strafrechtketen. De proefneming leverde ook spontane ketensamenwerking op. Een waardevolle les, blikt Nicole terug: ‘Met elkaar tot resultaat komen, vraagt soms om een andere vorm van samenwerking dan je van nature gewend bent in eigen organisaties. Het is dan ook belangrijk dat we bij elkaar op bezoek gaan, met de mensen spreken die met de vraagstukken bezig zijn en dat we ons meer inleven in de belevingswereld van de organisatie met wie we samenwerken. Hierdoor creëren we begrip, wat heel belangrijk is om met elkaar op inhoud zaken te kunnen doen.’
‘Net als bij een permacultuur is de strafrechtketen een ecosysteem: een omgeving waarin je niet alles naar je hand zet, maar meebeweegt met wat er gebeurt.’
Zes workshopsAanwezigen konden kiezen uit zes workshops:
In dit artikel zijn twee workshops uitgelicht. |
Berichtenverkeer naspelen
Sylvia van Arkel, Adviseur Bedrijfsvoering, bij het Openbaar Ministerie (OM) en Tinie Pol, Functioneel Beheerder/Processpecialist bij het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), beiden van het Netwerk Data Kwaliteit, verzorgden een workshop om het berichtenverkeer in de strafrechtketen te illustreren wanneer er een strafbeschikking wordt uitgereikt. De aanwezigen, die zich verzamelden rondom een grote tafel, vertegenwoordigden het CJIB, de rechter, het OM, Justid, een opsporingsinstantie en de bestrafte. Met elkaar speelden zij het berichtenverkeer rondom een fictieve strafzaak na. Op tafel lagen acht tennisballen, die door de aanwezigen naar elkaar toe werden gerold wanneer een partij een bericht verstuurde naar een andere partij.
‘Tegenwoordig gaat bijna alles digitaal, maar dit is geen garantie voor een goede procesgang.’
Onder begeleiding van Sylvia en Tinie werd met de tennisballen geïllustreerd hoe het in de keten mis kan gaan. Zo kwam één van de ballen niet aan bij de volgende partij maar bleef deze in het midden van de tafel liggen. Meer berichten stagneren, belanden op een technische wachtstand, waardoor in de praktijk uiteindelijk het proces stilvalt en er geen executie van het strafvonnis plaatsvindt. Het zijn zaken die het Netwerk Datakwaliteit in de praktijk nog te vaak tegenkomt. Tinie: ‘Tegenwoordig gaat bijna alles digitaal, maar dit is geen garantie voor een goede procesgang. Zoals jullie zien: het is best complex, ondanks dat het heel snel gaat met al die berichten. Tegelijkertijd gaan veel andere processen wel goed, dus we moeten in dit soort gevallen zoeken naar de oorzaak en het vooral gezamenlijk oplossen. Ketenprocessen gezamenlijk tot een lager niveau uitwerken is een oplossing om te voorkomen dat het mis gaat.’
Ketenkwartetspel
Het Ketenbureau organiseerde een workshop waarbij het Ketenkwartetspel gespeeld werd. Dit kaartspel helpt professionals in de keten om perspectieven en belangen uit te wisselen. De deelnemers luisterden eerst naar een fragment van de podcast “Napleiten”, waarin gepraat werd over een strafzaak. Met de informatie uit deze strafzaak probeerden de deelnemers, verdeeld in vier groepen (Politie, OM, Slachtofferhulp NL en de Rechtspraak), uit keten- en organisatiebelang te bedenken welke kaarten met informatie zij nodig hadden. Hierover gingen zij met elkaar in gesprek, om meer inzicht te krijgen in elkaars perspectief.
De fase waarin een strafzaak zich bevindt bleek van belang te zijn voor de informatiebehoefte, die gedurende het proces kan veranderen. Jason Keizer, ketenadviseur bij het ketenbureau: ‘Het is waardevol om in je netwerk na te gaan wat een ander nodig heeft. Hierbij is het belangrijk dat je je kunt inleven in het perspectief van een ander: waar doe jij het voor en wat is jouw belang erbij? Dit moeten we blijven doen omdat, zo bleek al in de workshop, dit kan veranderen per fase. Het is een steeds veranderend proces.’
Architectuur als duursport
Voordat het middagprogramma van start ging, kwamen dertig architecten van de strafrechtketen in de ochtend al bij elkaar om kennis te delen en vooruit te blikken op de ontwikkelingen die op de strafrechtketen afkomen. Voorzitter van de Architectuurraad Sander Zwienink vergeleek de architectuur met duursport. ‘Wanneer ik meedoe aan een triatlon, kan ik tot op een paar minuten nauwkeurig voorspellen hoe lang ik ga doen over het zwemmen, fietsen of lopen. Ik heb namelijk heel veel geleerd over mijn lichaam. Dit is ook wat we met de ketenarchitectuur beogen: ervoor zorgen dat de keten uiteindelijk zo voorspelbaar mogelijk werkt.’
Instantie en type
De aanwezigen verdeelden zich in de ochtend over verschillende sessies. Een kleine groep werd door Jeffrey Gortmaker, architect migratieketen bij het ministerie, bijgepraat over de actuele ontwikkelingen rondom de migratieketenarchitectuur (MIRA), die vorig jaar is vastgesteld. Jeffrey: ‘Hiermee geven we richting en kaders aan de informatievoorziening in de migratieketen en willen we een stip op de horizon zetten waar we de komende tien, vijftien jaar naartoe willen.’
Van informatie delen binnen de keten tot aan de Europese samenwerking: Jeffrey lichtte de vijf thema’s toe waar de ketenarchitectuur zich op richt. Over de gegevenshuishouding is wat discussie geweest. Jeffrey: ‘Elk gegeven heeft een verantwoordelijke. Maar wanneer je niet kunt aanwijzen wie verantwoordelijk is, wie is dan verantwoordelijk voor de kwaliteit van het gegeven? Misschien moeten we het, naast de instantie, ook over het type hebben. Neem bijvoorbeeld de registratie of iemand agressief is of niet. Dit kan iedere ketenpartner vastleggen. Maar wanneer iemand bij een vriendelijke medewerker met de hand op de balie slaat, hebben we het dan over hetzelfde gegeven als wanneer iemand in vreemdenlingenbewaring bij een opstootje betrokken is?’
Uniform samenwerkproces
Aan het woord over de actuele ontwikkelingen in de jeugdketen was Rijk van Vulpen, ketenarchitect voor Jeugd, Zorg en Veiligheid. Hij probeert samen met ketenpartners de dienstverlening aan de burger te verbeteren, door aan de netwerksamenwerking tussen professionals en burgers te werken. Hiervoor ontwikkelen zij een uniform samenwerkproces en 15 samenwerkfuncties. Het vertrekpunt van de samenwerking is wanneer er een zorgmelding wordt gedaan naar een partij of een samenwerkingsverband. ‘Vaak is dit een overleg met een Zorg- en Veiligheidshuis, een Actieoverleg of Trajectberaad. De eerste stap is dan om inzichtelijk te krijgen hoe breed we de casus moeten maken en welke ketenpartners erbij betrokken moeten zijn. Daarna wordt gezamenlijk onderzoek gedaan, waarna casusoverleg volgt en een casusregisseur wordt toegewezen. Die gaat een plan maken en uitvoeren, en kan de acties die daarin zitten voor ketenpartners uitzetten.’
‘We werken toe naar één generieke melding om zorg te melden.’
Wat hierbij verandert ten opzichte van de huidige situatie, is dat we van een estafettemodel naar een netwerkmodel toe gaan. In plaats van dat 2 partijen op de hoogte zijn, is iedere partij in de samenwerking dat. Bovendien kan de burger, zowel slachtoffers als plegers, inzien en participeren. Dat vergroot de zorgvuldigheid en laat de hulp beter aansluiten bij de behoefte van de burger. Professionals krijgen inzicht op maat in onderzoek, besluiten en resultaten die door anderen wordt gemaakt, waardoor meer parallel kan worden samengewerkt. Informatie reist niet door de keten, maar wordt bij de bron beheerd en geleverd. Zo kan de bronhouder zorgen dat informatie actueel is en toezien op zorgvuldig gebruik. De Samenwerkingsfuncties dienen expliciet ook om de informatieuitwisseling te begrenzen en de privacy te kunnen waarborgen, conform wet en regelgeving.’
Blijven leren
Na de sessies was er uitgebreid gelegenheid om na te borrelen, waarna iedereen weer met nieuwe energie, kennis en inzichten aan de slag kon om de strafrechtketen te verbeteren. Hierbij luidde het advies van Sander tot slot: ‘Ik gun ons dat we blijven leren. Ook al is de strafrechtketen uniek in Nederland, we kunnen altijd leren van andere ketens en organisaties en van successen en problemen die anderen tegenkomen. Investeer in dat we dingen leren, hergebruiken en samen optrekken in plaats van dat we zelf het wiel opnieuw gaan uitvinden.’