Dankzij de grote betrokkenheid is er veel ruimte om de strafrechtketen te versterken
In het najaar van 2023 startten Bertine Koekkoek, Nandi Kruijswijk en Coen Jaspar als ketencoördinatoren voor respectievelijk de regio’s Amsterdam, Midden-Nederland en Rotterdam. Doel: het verbeteren van de samenwerking binnen de strafrechtketen op regionaal niveau om doorlooptijden en voorraden rondom een aantal geprioriteerde zaakstromen te reduceren. Inmiddels zitten de eerste honderd dagen erop. Tijd om de balans op te maken.
Vaak zijn partners in de strafrechtketen - denk aan politie, Openbaar Ministerie, de Rechtspraak, reclassering, Slachtofferhulp en Halt - vooral op hun eigen taken en werkprocessen gericht. ‘Ze weten echter onvoldoende over de prioriteiten en werkzaamheden van hun partners’, zegt Coen. ‘Regionale coördinatie, minder fragmentatie en een gezamenlijke, eenduidige aansturing zijn dan ook nodig om de lange doorlooptijden te verkorten.’
Doorlooptijden
‘Gelukkig vindt iedereen dat belangrijk’, vult Bertine aan. ‘Al heel lang wordt geprobeerd die doorlooptijden structureel te verkorten. Maar dat is eigenlijk nooit gelukt. Als regionale ketencoördinatoren moeten wij dan ook vooral hiermee aan de slag. Want als het de afzonderlijke organisaties niet lukt om de doorlooptijden te verkorten, moet je naar het hele ketenproces kijken: van aangifte via opsporing tot aan de behandeling en afdoening op de zitting. Daarbij leggen we de nadruk op het verbeteren van de samenwerking bij veelvoorkomende criminaliteit (VVC), zedenzaken, jeugdzaken en ernstige verkeersdelicten.’
Feiten, cijfers en gesprekken
Om te beginnen heeft Bertine de afgelopen maanden bij alle organisaties op basis van cijfers en gesprekken met de betrokken medewerkers de werkstromen “jeugd” en “zware verkeersongevallen in kaart gebracht. ‘Hierdoor kwam ik erachter dat er verkeerde aannames worden gedaan. Bijvoorbeeld dat doorlooptijden lang zijn omdat de ongevalanalyses de meeste tijd kosten bij de ernstige verkeersongevallen. Om de doorlooptijden te verbeteren is het natuurlijk essentieel dit soort aannames weg te nemen en met elkaar vast te stellen waar in het proces wel de meeste vertragingen zitten. Bovendien merkte ik dat mensen het heel fijn vinden een overzicht te hebben van de totale workflow, omdat ze daar vanwege hun focus op het eigen werk te weinig zicht op hebben. Voor het Openbaar Ministerie is het bijvoorbeeld prettig om te weten hoeveel aangiftes er worden gedaan, en de politie wil graag weten hoeveel van de door hen ingezonden zaken er uiteindelijk op de strafzitting komen.’
Knelpunten en aanbevelingen
Vervolgens zette Bertine alle knelpunten op een rij. Zo’n knelpunt is bijvoorbeeld het inplannen van een strafzaak bij de meervoudige kamer. Dit is een kwetsbaar onderdeel in het proces, waarbij zaken ongemerkt tussen wal en schip kunnen vallen. ‘Op basis van mijn bevindingen heb ik aanbevelingen gedaan, waarmee we nu aan de slag zijn. Zo bekijken we hoe we per werkstroom een organisatieoverstijgend overzicht van de werkvoorraden, doorlooptijden en volumeontwikkeling kunnen maken. Daarmee kun je straks beter anticiperen op dalende of stijgende volumes en krijg je sneller inzicht als zaken zich ergens in de keten ophopen.’
Brown paper sessies
Ook Nandi kijkt naar de werkstromen. Maar haar aanpak is anders. ‘Ik werk met brown paper sessies. Dit betekent dat ik met betrokkenen van diverse organisaties om de tafel ga om meer inzicht in elkaars processen te krijgen. We brengen eerst het huidige proces van een werkstroom ketenbreed in kaart en gaan daarna gezamenlijk kijken naar verbeteringen voor de keten. Door samen aan tafel te zitten krijg je inzicht in het hoe en waarom van een andere organisatie, werk je aan begrip over en weer en kun je gezamenlijk sneller tot verbeteringen komen. In de werkstroom van ernstige verkeersongevallen lijkt er kans in te zitten dat een zaak eerder kan doorstromen als politie en Openbaar Ministerie sneller afstemmen. Dit zou kunnen leiden tot het doen van minder onderzoekshandelingen. Verder wordt onderzocht of er in dit soort zaken vaker mediation tussen verdachte en slachtoffer kan worden aangeboden in plaats van of aanvullend op het aanbrengen van een zaak op zitting. In zaken die zich daarvoor lenen kun je in een mediationtraject meer ruimte geven aan herstel tussen verdachte en slachtoffer. Een geslaagd mediationtraject kan er vervolgens voor zorgen dat er minder zittingstijd nodig is om de zaak te behandelen.’
Specifieke zaakstromen
De werkwijzen van de ketencoördinatoren lijken op elkaar, bevestigt Coen. ‘Maar de invulling is inderdaad vaak net iets anders. Ook de strafrechtketen in de regio Rotterdam heeft veel behoefte aan inzicht in de volumes en werkprocessen. Aan de ene kant zoom ik in op specifieke zaakstromen en breng ik mensen bij elkaar om te kijken hoe ze samen bepaalde processtappen zo goed mogelijk op elkaar kunnen laten aansluiten. Een reclasseringsmedewerker bijvoorbeeld die een rapportage maakt, heeft niet altijd een juist beeld van de informatie die een officier of een rechter nodig heeft. Sommige medewerkers schrijven acht pagina’s vol. Andere medewerkers volstaan met een korte conclusie. Het is duidelijk dat de afstemming over wat men van elkaar verwacht ontbreekt. Daar werken we nu aan. Aan de andere kant creëren we in Rotterdam ook overzicht rondom het totaal van alle zaakstromen. Dit doen we om te voorkomen dat er een waterbedeffect ontstaat op het moment dat de focus te veel op één zaakstroom wordt gericht.’
Actiegericht versus bedachtzaam
Vanzelfsprekend hebben Bertine, Nandi en Coen te maken met verschillende organisatiebelangen. ‘Elke organisatie heeft een eigen cultuur en dynamiek’, aldus Coen. ‘De politie is bijvoorbeeld over het algemeen actiegericht. Dit komt ook voort uit het dagelijkse werk, waarbij je snel moet reageren. De Rechtspraak is echter gewend om eerst alle feiten te bestuderen voordat er een beslissing kan worden genomen. Dat kan weleens tot wrijving leiden. Daarom onderzoek ik de kracht van de verschillende culturen en probeer ik in gesprekken wederzijds begrip voor elkaars kracht te creëren. Zo kunnen organisaties elkaar uiteindelijk versterken: ze zijn geen eilandjes meer, maar gaan als keten met elkaar om.’
Draagvlak
Volgens Bertine is draagvlak onder de bestuurders van de organisaties in de strafrechtketen belangrijk voor het werk van de ketencoördinatoren. ‘Als zij korte doorlooptijden en een goede ketenwerking niet relevant vinden, heeft dit bij teamleiders en medewerkers ook geen prioriteit. Gelukkig is dat draagvlak aanwezig. Iedereen is overtuigd van het maatschappelijk belang dat strafzaken niet te lang mogen duren. De vraag is dus vooral hoe je die goede ketenwerking realiseert.’
Meerwaarde
Ook Nandi ervaart draagvlak. ‘Tegelijk merk ik dat de meeste mensen gewend zijn zich op de inhoud te focussen. En precies op dat punt ligt de meerwaarde van de ketencoördinator. Die is immers continu bezig met het bedenken en faciliteren van oplossingen, waardoor je elkaar kunt aanvullen.’ Coen vult aan: ‘Onze neutrale blik helpt daarbij. Daardoor kunnen we zaken namelijk onbevangen benoemen. Daarbij waak ik er wel voor dat men zich realiseert dat de verbeteringen niet uitsluitend van onze inspanningen afhangen. De organisaties zullen uiteindelijk zelf in beweging moeten komen.’ En dat gaat volgens Bertine niet vanzelf. ‘Want ketensamenwerking is van iedereen en dus van niemand. Als ketencoördinatoren kunnen wij het voortouw nemen, sturen en helpen. We hebben dus een regierol. Maar we nemen geen taken over. We proberen onszelf op termijn juist overbodig te maken.’
Best practices
Overigens is niet alleen regionale ketensamenwerking van belang. Het is nadrukkelijk ook de bedoeling om landelijk kennis en ervaring uit te wisselen. ‘Als ketencoördinatoren komen we dan ook maandelijks bij elkaar’, aldus Nandi. ‘Met de in regio’s opgedane kennis proberen we best practices te ontwikkelen die in andere regio’s kunnen worden uitgerold. Zo vullen we elkaar aan en zijn we niet allemaal bezig hetzelfde wiel uit te vinden.’
Passen en meten
‘Sowieso inspireren we elkaar, blijven we elkaar vasthouden en volgen we een landelijke lijn’, zegt Coen. ‘Daarbij hebben we natuurlijk een scherp oog voor de specifieke regionale problemen. Want door de verschillende culturen, knelpunten en werkmethodes is elke regio weer anders. Daardoor hoeft een oplossing voor de ene regio niet altijd één-op-één te werken voor de andere regio. Maar met wat passen en meten kun je een heel eind komen.’
Grote betrokkenheid
‘De mensen moeten allemaal vooral naar het hele proces kijken in plaats van uitsluitend naar hun eigen deelprocessen’, concludeert Coen. ‘Het helpt als iedereen precies begrijpt hoe het proces van A tot Z verloopt.’ Bertine is optimistisch: ‘De mensen met wie wij werken zijn enorm intrinsiek gemotiveerd om hun werk goed te doen. Dat is de kracht waar de organisaties in de strafrechtketen op draaien. Die kracht moeten wij koesteren. De mensen zien het nut en de noodzaak van onze aanwezigheid en zijn bereid om tijd en moeite aan ons te besteden. Dankzij die grote betrokkenheid en op basis van al onze ervaringen tot nu denk ik dat er voldoende mogelijkheden zijn om de doorlooptijden structureel te verbeteren.’