Een goede oplossing voor simpele zaken
Astrid Tamis (Openbaar Ministerie), Jolanda Lootsma (Rechtspraak) en Stephan van Ruitenbeek (Dienst Justitiële Inrichtingen) over telehoren in de praktijk.
“Behoefte uit het veld was er nauwelijks. Als rechtbanken niet warmlopen voor telehoren, dan gaat DJI niet pushen”, vertelt Stephan van Ruitenbeek. De informatiemanager van de Directie Informatievoorziening (DJI) was van meet af aan betrokken bij de implementatie van telehoren, maar zag de pogingen stranden. Door de coronacrisis werden rechters gedwongen. Zo ook Jolanda Lootsma, rechter bij de rechtbank Noord-Nederland. Half maart hoorde ze dat de rechtbank nog één dag open zou zijn en daarna zou sluiten, terwijl de termijnen van gedetineerden wel verlopen. Lootsma: “Dat vergt onconventioneel denken. We moesten íets. Het voordeel van de crisis: iedereen stond in de meewerkstand.”
Geworstel
De rechtbanken beschikten al over apparatuur met goed geluid en beeld. Bij DJI waren nog niet alle locaties voorzien van telehoor-apparatuur. Van Ruitenbeek zorgde ervoor dat 24 lokaties werden uitgerust met videoconferencing sets met Skype. Het voordeel van deze sets is dat je meerdere partijen kunt uitnodigen, zoals advocaten die vanuit hun eigen kantoor inloggen. “De eerste weken waren chaotisch”, vertelt Lootsma. Zo verliep het inplannen moeizaam. Soms werden veroordeelden te laat naar de telehoorruimte gebracht of belden rechters in bij de verkeerde telehoorkamer. En natuurlijk was er het gebruikelijke geworstel met techniek en inlogproblemen.
Telehoorkamer
Inmiddels is Lootsma gewend aan telehoren. Het probleem van de dubbele boekingen is opgelost door een centraal boekingssysteem. “Ideaal, net als bij hotelboekingen kun je een locatie en tijdslot reserveren.” Elke gevangenis heeft een of meerdere ruimtes omgebouwd tot telehoorkamer en er is een vast iemand die je kunt bellen als de microfoon niet aanstaat of een veroordeelde niet op tijd klaar zit. Verder is er een centraal mailadres ingesteld voor klachten.
De teams van Astrid Tamis, teamleider afdeling administratieteam Onderzoeken van het OM, regelden altijd het vervoer van gedetineerden naar de rechtbank. Sinds dat is stilgevallen, vragen haar teams telehoorzittingen aan. Tamis merkt dat veel parketten hun raadkamerzitting willen inplannen op hetzelfde tijdstip. Soms moeten rechters daarom genoegen nemen met een minder handig tijdstip.
Megaklus
Volgens Tamis is het voordeel van telehoren dat je ook verdachten kunt horen die op Schiphol in quarantaine zitten of in het ziekenhuis liggen. Lootsma vindt telehoren een goede oplossing voor eenvoudige zittingen. “Voor inhoudelijke zittingen is het minder geschikt”, denkt Van Ruitenbeek. “Een rechter wil het zweet kunnen ruiken en lichaamstaal goed kunnen zien. Voor ingewikkelde zaken moeten partijen toch fysiek naar de rechtbank komen.”
“Het was een megaklus en opeens stond het er”, zegt Tamis. Zijn er lessen voor samenwerking in de toekomst? Tamis nam deel aan de gebruikerstest van het boekingssysteem, samen met medewerkers van het DJI, ZM en DV&O. Tijdens die sessie merkte ze dat iedereen eigen wensen had. “Nu snap ik waarom het systeem zo is ingericht.” Volgens Tamis worden er te vaak dingen besloten in het directieoverleg. “Schakel eerder met mensen uit de operatie die het systeem gaan gebruiken, want zij weten wat werkt. Op die manier bedenk je werkbare oplossingen.”