Digitaal Procesdossier: minder papier en minder administratieve last
Binnen het project Digitaal Procesdossier (DPD) werken politie, OM en Rechtspraak aan een belangrijke doelstelling van de strafrechtketen: papier uit de keten. Concreet betekent het dat de politie processen-verbaal digitaal verstuurt naar het Openbaar Ministerie. Jochem (Politie), Nicolien (Openbaar Ministerie) en Martine (Rechtspraak) vertellen over de voordelen.
Eerst even kort: het DPD is een applicatie waarmee de politie digitale procesdossiers kan samenstellen en delen met het OM. Digitaal opgemaakte stukken kunnen digitaal blijven en papieren documenten worden gedigitaliseerd.
De documenten kunnen elektronisch worden ondertekend, wat printen en daarna inscannen overbodig maakt. Een digitaal dossier heeft veel voordelen: er is veel minder papier nodig, de overdracht van dossiers is minder foutgevoelig en ze zijn overzichtelijker, makkelijker leesbaar en doorzoekbaar. Zo kunnen zaken sneller en efficiënter worden afgehandeld indien ze voor de rechter moeten komen. Zie hieronder een animatie over de werking van het Digitaal Procesdossier:
In de strafrechtketen printen we stukken, ondertekenen ze en sturen ze op, en scannen ze dan weer in.
Dat kost veel tijd, daarbij zijn het papiergebruik en transport slecht voor het milieu.
Daar brengen we verandering in met het Digitaal Procesdossier of DPD.
Dat is een digitaal dossier in PDF-formaat met navigatiemogelijkheden, gezamenlijk ontwikkeld door de politie, het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak.
We gebruiken het DPD bij veelvoorkomende criminaliteit, zoals bijvoorbeeld vernieling of mishandeling.
Hoe werkt het DPD?
De politie stelt het dossier samen met digitaal ondertekende documenten en deelt dit digitaal met het Openbaar Ministerie.
Die koppelt het DPD aan de juiste zaak en beoordeelt het dossier.
Als een zitting plaatsvindt, dan stuurt het Openbaar Ministerie het dossier digitaal door aan de Rechtspraak en de advocatuur.
Met het DPD hebben dossiers een standaardindeling en is onze werkwijze gestandaardiseerd.
Dat levert tijdswinst op voor medewerkers en voor de doorlooptijd van een zaak.
Daarnaast zijn foto’s van hoge kwaliteit dat zorgt voor duidelijk bewijsmateriaal.
Bovendien halen we het papier uit de keten en dat is beter voor het milieu.
Kortom:
We verbeteren de strafrechtketen door als politie, het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak samen te werken.
Want met het DPD dragen we bij aan een efficiënter én duurzamer strafproces.
Jochem van den Brink is generalist GGP bij basisteam Zuidwest-Drenthe en daarbij hoofd Kerninstructeur DPD. Hij is vanaf het begin betrokken bij deze applicatie. Samen met zijn collega’s bij de politie dacht hij - met een blauwe bril op - mee met de opzet. Ook diende zijn team de afgelopen periode als pilot. Fijn, want zo konden ze meteen de voordelen van DPD ervaren, waarbij er duidelijk bovenuit staken: minder papier in de keten en minder administratieve last. ‘Wij werken in Zuidwest-Drenthe vanuit drie bureaus in Meppel, Hoogeveen en Beilen, en vanuit ons arrestantencomplex in Assen. In de praktijk betekent het dat fysieke documenten, zoals een proces verbaal, vanaf verschillende locaties moesten komen. Dat is nu verleden tijd. We verzamelen nu alle documenten digitaal op een plek. We hoeven ook niets meer te printen en met een druk op de knop heb je het complete dossier: op de volgorde die landelijk is bepaald, rechtsgeldig door de digitale handtekening. Vroeger was je met alleen ordenen, printen en inbinden al flink wat tijd kwijt.’ Ook de digitale snelweg in plaats van de fysieke is een stuk sneller, milieuvriendelijker én goedkoper. ‘We hoeven geen auto met chauffeur in te zetten om de dossiers bij de verschillende partners te leveren. Dat scheelt honderden kilometers aan vervoerskosten.’
Zoeken met een klik
Die voordelen ervoeren ze ook bij het Openbaar Ministerie (OM) dat de dossiers digitaal van de politie ontvangt. Nicolien Nieboer, projectleider OM Noord-Nederland: ‘Je kunt je bijna niet voorstellen dat we voorheen alle uitgeprinte dossiers nog moesten inscannen. Een klik op de knop en je hebt nu het juiste dossier voor je neus. En nog een klik en je navigeert heel makkelijk door het dossier. De hyperlinks zorgen ervoor dat je snel bij de juiste informatie komt.’ Het zijn in een notendop de voordelen voor OM’ers die straks te maken krijgen met dossiers die de politie digitaal aanlevert. ‘Maar ook andere partijen, zoals advocaten die een DPD van het OM ontvangen, genieten van de voordelen van een dossier met bijvoorbeeld hyperlinks, bladwijzers en scherpere foto’s.’
Ook Martine Smit en haar collega’s bij de rechtbank Noord-Nederland zijn blij met de digitale dossiers die ze ontvangen. Twee voordelen steken er wat Martine betreft met kop en schouders bovenuit. ‘Het Digitaal Procesdossier start met een inhoudsopgave met hyperlinks; zodra je op zo’n link klikt zoef je meteen door naar het betreffende document. Dat scheelt enorm veel tijd als je een document wil doorzoeken. En de documenten zijn veel beter leesbaar, we hebben geen last meer van papieren documenten die zijn gescand en vervolgens aan het dossier zijn toegevoegd. Alles is digitaal.
De drie partners werkten de afgelopen jaren intensief samen. Nicolien: ‘Dat verliep heel prettig, de lijntjes waren kort, en dat is extra belangrijk als je een nieuwe manier van werken met elkaar test. Tijdens de intensieve testperiode hingen we bijvoorbeeld vaak met elkaar aan de lijn: het dossier is net digitaal ingestuurd. Is ’ie binnen? Je wil snel weten of het systeem werkt, want als iets niet werkt dan wil je snel schakelen en het oplossen. Het geeft veel vertrouwen dat je op elkaar kunt rekenen.’
Breed inzetten
Om het Digitaal Procesdossier breed in de keten in te zetten, zijn een aantal voorzieningen ontwikkeld die de ketenpartners in de tweede helft van 2022 en de eerste helft van 2023 implementeren. Het gaat daarbij om het digital-born (materiaal dat van oorsprong digitaal is en geen papieren of analoge variant kent) opmaken en elektronisch ondertekenen. Door de koppeling van de ondertekenvoorziening aan het politiesysteem kunnen documenten elektronisch worden ondertekend. Alles gebeurt dan digitaal en papier komt er niet meer aan te pas.
De landelijke implementatie begon dit jaar in Noord-Nederland, Oost-Nederland, Midden-Nederland en Rotterdam. Inmiddels zit de implementatie op 30%. Medio 2023 werkt iedereen met het DPD.